Home Neudeutsch für Anfänger Faire und unfaire Übergabemails und To-do’s

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Die Sommerferien stehen vor der Tür, mancherorts sind die ersten Kollegen schon in die Ferien verschwunden. Zurückgelassen haben sie Übergabemails mit mal mehr, mal weniger To-do’s. Was ist das? Wie gehen wir damit um? Was erwarten unsere Kollegen von uns? Und was erwartet die Kollegen, wenn sie zurückkommen?

Mit einer Übergabemail informieren wir unsere Vertretung, welche Aufgaben in unserem Urlaub erledigt werden müssen – die so genannten To-do’s. Doch manche Kollegen verweigern sich gerne dieser keineswegs anstrengenden Arbeit und rufen uns lieber zu, was wir in ihrem Urlaub machen sollen. Vergessen sie oder überhören wir etwas, fliegen drei Wochen später die Fetzen. Diesen Stress kann man sich sparen, wenn man alle anstehenden Aufgaben in eine Übergabemail tippt.

Faire Übergabemails

Nette Kollegen schreiben faire Übergabemails. Diese enthalten fein aufgelistet alle To-do’s die tatsächlich anstehen und wichtig sind – und nur diese! Diese netten Kollegen …

  • benennen die Aufgabe
  • halten fest, was bereits getan wurde
  • sagen klar, was noch und
  • wann es getan werden muss
  • setzen einen Link auf das entsprechende Dokument
  • und nennen uns die Ansprechpartner.

Das ist die nette Variante. Sie macht es der Vertretung leicht, alle anstehenden Aufgaben zu erfüllen. Solch ein strukturiertes Vorgehen ist nur fair, denn schließlich hat die Vertretung auch noch ihre eigenen Aufgaben zu erledigen. Doch es geht auch anders.

Unfaire Übergabemails

In meinen vorherigen beruflichen Stationen habe ich einige Kollegen erlebt, die eine strukturierte Urlaubsübergabe durchaus anderes interpretierten. Daher habe ich ein paar Beispiele, wie eine Übergabe(mail) nicht aussehen sollte:

  • An seinem letzten Arbeitstag stellt sich der Kollege neben seine Vertretung und diktiert ihr eine Liste mit To-do’s – selbstverständlich ist diese Liste unvollständig, da der Kollege bereits auf dem Sprung ist.
  • Die Übergabemail ist ein handschriftlicher Schmierzettel, den man erst im Posteingang findet, wenn der Kollege bereits im Urlaub ist und den man selbstverständlich nicht entziffern kann.
  • Die Aufgabenliste enthält weder den aktuellen Stand der Dinge, noch Fristen oder Ansprechpartner.
  • Die To-do’s für die Urlaubsvertretung beinhalten Aufgaben wie „Ablage“ oder „Archivierung“.
  • Diverse Fristen sind bereits abgelaufen – die Vertretung wird selbstredend nicht darauf hingewiesen, darf sich dann aber den Einlauf von Vorgesetzten oder Kunden abholen.

Solche Übergaben sind nicht nur unfair, sondern schlichtweg fies. In solchen Fällen darf man die Gemeinheiten keinesfalls schlucken. Zwar müssen wir die dringenden Aufgaben unseres Kollegen erledigen. Jedoch können wir die Sachen liegen lassen, die nicht zeitkritisch sind und auf die er offensichtlich selbst keine Lust hatte. Zudem können wir im nächsten Meeting einheitliche Richtlinien für Übergabemails anregen. Und ich persönlich bin auch der Ansicht, dass es durchaus erlaubt ist, auf die Verantwortung des anderen hinzuweisen, wenn man sich unberechtigterweise einen Anschiss abholt.

Wie man in den Wald hineinruft, …

Irgendwann kamen meine unfairen Kollegen braun gebrannt und gut erholt aus dem Urlaub und freuten sich auf eine leere To-do-Liste. Zu diesem Zeitpunkt knallte ich ihnen mindestens ebenso viel Arbeit auf den Tisch, wie sie mir ursprünglich überlassen hatten. Denn schließlich kamen auch während ihres Urlaubs Anfragen herein, die nicht sofort bearbeitet werden mussten. Und genau diese erwarteten sie nach ihrer Rückkehr; zusammen mit der Ablage, der Archivierung usw.

Es lohnt sich also doch, fair zu sein – denn für nette Kollegen habe ich solche Sachen immer erledigt.

1 Kommentar für diesen Artikel
  1. […] Svenja Hofert: Bewerber aufgepasst: 5 aktuelle Entwicklungen, die Sie kennen sollten Blatternet: Tool der Woche: Richtige MindMaps am Computer mit iMindMap Karrierebibel: Warum haben Sie gekündigt? Kluge Antworten im Bewerbungsgespräch Startup-Erfolg: Investieren und gleichzeitig sparen – kein Widerspruch für Unternehmer imgriff.com: Konflikte am Arbeitsplatz lösen und vermeiden JOBlog: Spezialisten verdienen mehr kommunikationsABC: Faire und unfaire Übergabemails und To-do’s […]