Home Grundlagen der PR Checkliste: Unterlagen für Hauptversammlungen

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Die Saison der Hauptversammlungen 2011 neigt sich ihrem Ende entgegen. Einige haben den Kampf jedoch noch vor sich. Für diese armen Tropfe gibt es heute eine kleine Arbeitserleichterung: Eine Checkliste mit den Unterlagen, die man zu einer Hauptversammlung (HV) mitnehmen sollte. Alle anderen können sich die Liste für das nächste Jahr abspeichern.

Die nächste Hauptversammlung kommt bestimmt. Und mit ihr die Frage, was man alles mitschleppen muss. Denn eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Manche Aktionäre wollen Einblick in die Arbeitsweise gewinnen – dafür brauchen sie verschiedene Dokumente. Und man selbst muss sich auch gut vorbereiten, damit man alle Fragen schnell beantworten kann.

Unterlagen für die Aktionäre

Die folgenden Unterlagen nehmen Aktionäre gerne mit. Daher sollten sie in ausreichender Anzahl vorhanden sein:

  • aktueller Geschäftsbericht
  • Einladung zur Hauptversammlung mit allen Tagesordnungspunkten

Außerdem sollten folgende Dokumente auf Nachfrage eingesehen werden können:

  • Satzung des Unternehmens o. ä.
  • Bericht des Aufsichtsrats
  • Belege für Veröffentlichung der Einladung (elektronischer Bundesanzeiger und Pflichtblatt)

Unterlagen für das Podium

Vorstände und Aufsichtsräte sollten auf dem Podium Zugriff auf folgende Unterlagen haben (Ausdruck oder elektronisch):

  • Geschäftsberichte der vergangenen Jahre
  • Einladung zur Hauptversammlung mit allen Tagesordnungspunkten
  • Satzung des Unternehmens o. ä.
  • Leitfaden zur Hauptversammlung
  • Sonderleitfaden für Ausnahmefälle
  • Präsentation zur Vorstandsrede
  • Manuskript zur Vorstandsrede
  • Fragenkatalog

Der Fragenkatalog wird schon vor der HV erstellt. Er beinhaltet nicht nur die Fragen, die Aktionäre möglicherweise stellen könnten. Er umfasst auch die Antworten – das spart dem Back-Office viel Zeit.

Unterlagen für das Back-Office

Das Fußvolk schuftet im Back-Office und beantwortet im Akkord die Fragen der Aktionäre. Hierfür sind folgende Unterlagen unerlässlich:

  • Fragenkatalog
  • Tabelle mit allen Kennzahlen für einen schnellen Zugriff
  • Charts für die wichtigsten Kennzahlen
  • Imagetexte etc.
  • Wortlaut aller Veröffentlichungen mindestens seit der letzten HV (Pressemitteilungen, Ad-hoc-Nachrichten etc.)
  • Zahlen und Charts zur Entwicklung des Aktienkurses
  • Geschäftsberichte der vergangenen Jahre
  • Einladung zur Hauptversammlung mit allen Tagesordnungspunkten
  • Satzung des Unternehmens o. ä.
  • Leitfaden zur Hauptversammlung
  • Präsentation zur Vorstandsrede
  • Manuskript zur Vorstandsrede

Ich hoffe, ich habe nichts vergessen. Aber mehr habe ich bisher nicht gebraucht. Wenn doch noch etwas fehlt: Bitte einen Kommentar schreiben!

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