Home Neudeutsch für Anfänger CYA für Einsteiger

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Vorgesetzte, die keine E-Mails erhalten. Kollegen, die gewisse Dinge niemals gesagt haben. Kunden, die eine Ware nun doch nicht haben wollen. Unsere Mitmenschen machen uns gerne das Leben schwer. Und wir sind in der Beweisnot. Aber es gibt eine Möglichkeit, diesen Querulanten Herr zu werden. Die Lösungs-Abkürzung lautet CYA!

CYA ist die Kurzform für die wenig charmante Aufforderung „Cover your ass!“ Frei übersetzt: „Sichere dich ab!“ oder „Rette deinen eigenen Hintern!“ Und tatsächlich ist man nicht schlecht beraten, wenn man seine tägliche Arbeit dokumentiert. Vor allem die Dinge, die mit Anderen besprochen werden. Denn was bringt es einem, Recht zu haben, wenn man es nicht beweisen kann? Und im Zweifelsfall sitzen immer die Anderen am längeren Hebel: der Chef, der Kunde oder der Kollege, der besser schleimen kann.

Ein ausgeklügeltes CYA-System ist gefragt. Hierfür ein paar Tipps:

  1. Ordner anlegen
    Legen Sie einen Ordner an, auf den nur Sie Zugriff haben. Hier wird alles gespeichert. Ob chronologisch, nach Projekten sortiert oder heillos durcheinander – in diesem Ordner sind Sie der Boss.
  2. E-Mails speichern
    Speichern Sie alle E-Mails in diesem Ordner, die später noch einmal wichtig werden könnten. Nicht nur die, die Sie erhalten. Auch die, die Sie selbst verschickt haben.
  3. Protokolle schreiben
    Diese Arbeit nervt zwar, aber sie hat einen großen Vorteil: Sie können alles aufschreiben, was Ihnen wichtig ist. Ein Kollege würde vielleicht etwas Entscheidendes weglassen. Speichern nicht vergessen!
  4. Gesprächsnotizen
    Ein Vier-Augen-Gespräch beim Chef? Ohne Zeugen? Kein Problem! Fassen Sie das Gespräch danach kurz in einer E-Mail zusammen und schicken Sie diese an Ihren Boss. Wenn er Einwände hat, wird er sich schon melden. Wenn nicht, auch gut. Danach: Speichern!
  5. Lesebestätigungen
    Stellen Sie in Ihrem E-Mail-Programm ein, dass Sie eine Lesebestätigung erhalten möchten. Bei Outlook gehen Sie hierfür über Optionen – E-Mail – Verlauf und setzen das Häkchen an die entsprechende Stelle.
  6. Verlauf dokumentieren
    Schreiben Sie auf, wann Sie was gemacht haben. Wer was wann liefern muss. Mit wem Sie wann worüber gesprochen haben. Und wer wann welche Fristen gerissen hat. Selbst wenn ein solcher Verlauf nicht beweiskräftig ist – für Sie selbst dient er als Erinnerung.

Leider bringen diese Maßnahmen nichts, wenn man einem absolutistischen Herrscher gegenübersteht. Der hat sowieso immer Recht. Beweislage hin oder her.


8 Kommentare für diesen Artikel
  1. […] Unterm Strich spielt es keine große Rolle, wie man diese Abkürzung übersetzt. In beiden Fällen will der Absender den Empfänger informieren. Doch scheiden sich die Geister an der Frage, wie wichtig eine mit FYI gekennzeichnete E-Mail tatsächlich ist. Die FTD ist der Ansicht, dass eine solche Nachricht durchaus gelesen werden sollte. In ihrem „Futter für den Businesstalk“ übersetzt sie diesen Zusatz frei mit: „Erledigen Sie das! Ich habe keine Lust dazu.“ Ich persönlich fühle mich jedoch zu nichts aufgefordert, wenn ich eine solche Mail bekomme. FYI bedeutet für mich: Hintergrundinfo. Nur bei akuter Langeweile lesen. Ansonsten kurz überfliegen und ins Archiv schieben – zwecks CYA. […]

  2. Durch Zufall bin ich hier auf die Seite gekommen und mußte sie gleich „bookmarken“ weil sie so gut ist. Bei diesem Artikel muß ich meckern! 😉 “ 5.Lesebestätigungen einfordern“ werden von 87% der Empfänger als Bevormundung angesehen und ist der schnellste Weg im Papierkorb zu landen. „E-Mails speichern“ ist selbstverständlich, denn das Löschen von emails im geschäftlichen Gebrauch ist verboten. Die Aufbewahrungsfrist liegt bei 9 Jahren!